اصولا بخش بازرگانی قلب یک شرکت بازرگانی است و اگر در این بخش کاری صورت نگیرد در بخش های دیگر نیز صورت نمی گیرد. به همین دلیل یکی از نخستین کارهایی که از همان ابتدا در بخش بازرگانی شرکت و با هم فکری همکاران محترم صورت گرفت بود تهیه نموداری بود که روند ثبت کار در این بخش و مراحل پیگیری  آنرا نشان می داد. .

برای مثال هرگاه  پروفرم که صورت خرید است  به این بخش وارد می شد که مبنای هر خرید خارجی همین پروفرم است یلافاصله توسط یکی از همکاران که مسئولیت ثبت را علاوه بر کارهای دیگر بعهده داشت در دفتری ثبت و به آن یک شماره پرونده اختصاص می یافت. این شماره برای همه بخش های دیگر نیز معتبر بود و با همان شماره پرونده فرا خوان می شد.

بدین نحو که پس از ثبت در دفتر بازرگانی پرونده موقتی برای آن تشکیل می شد و آنگاه همکاران با بخش های دیگر و یا حتی دفتر مدیریت تماس گرفته و اگر مدارکی مانند توافق نامه –قراردادو یا مکاتباتی در ارتباط با این پروفرم وجود داشت و قرار بود پیگیری در این زمینه صورت گیرد این پیگیری انجام و آن گاه همه مدارک در همان پرونده قرار می گرفت. یادم هست که در روزهای نخست شروع کار در این شرکت به همکاران که در آن موقع تعدادشان زیاد بود من یاد آوری می کردم که پرونده کاری مثل فرزند انسان است و می بایست همواره از آن و ملحقات آن حفاظت شود.

 البته در آن جمع شلوغ قبول این مطلب توسط همه مشکل بود. ولی خوشبختانه عده ای از همکاران این موضوع را جدی گرفتند و بخصوص گروهی که تا پایان کار من در این شرکت افتخار همکاریشان را داشتم نیازی به تاکید در این زمینه نداشتند بلکه خود بصورت اتوماتیک پیگیر همه چیز بودند و این به من و به بخش بازرگانی یک اعتماد بنفس خاص می داد.

اگر بگویم که این روش بعد ها به سایر بخش ها سرایت کرد و این سرایت از پرتو بخش بازرگانی بود اغراق نکرده ام. زیرا بار ها در جلسه مدیران شرکت به این موضوع اشاره شده بود که بازرگانی بخش مرتب و منظمی است و اگر هم کسی بدگویی می کرد در شش و یا هفت سال آخرین به حرف او وقعی داده نمی شد.

 از سوی دیگر  من خود برای چند سال هر پرونده را مطالعه می کردم (که این کار در ابتدا توسط همکار باتجربه ای صورت می گرفت که مدت همکاری ایشان با شرکت در دوران کاری من کوتاه بود) و سپس از روند پیشرفت کار تند نویسی می کردم و آنر درپرونده قرار می دادم. سپس این همکاران بودند که زحمت این کار را می کشیدند. حسن کار در این بود که کار در هرجا متوقف شده بود مثلا به دستور مدیریت عامل که اغلب نیز چنین بود در همان جا نشانه گذاری می شد.

البته مدیر عاملی هم بود که ابتدا قبول نمی کرد که کار به دستور وی متوقف شده بود ولی به هر حال با اسناد و مدارک سعی می کردیم شواهدی نشان دهیم که او خود کار را متوقف کرده بود. اگر پرسیده شود چرا چنین حالتی پیش می آید جسارتا باید بگویم که این مدیر عامل هیچ وقت دستور کتبی صریح نمی داد. بلکه می نوشت: مذاکره شود! و سپس اگر از بیرون و یا درون پیگیری کار می شد دستور ایشان جایی ثبت نشده بود. چون مشار الیه دستور توقف کار را شفاهی صادر می کرد و نه کتبی!